Integritetspolicy

Human Capital Group HSG AB

1. Inledning

Human Capital Group HCG AB (”Bolaget”) kommer att behandla vissa personuppgifter om dig om du har anmält dig till vår rekryteringsplattform, om du har sökt en viss tjänst som har annonserats via Bolaget eller om du har blivit kontaktad av Bolaget avseende en viss tjänst som vi har uppdraget att hitta lämpliga kandidater för.

Denna integritetspolicy (”Policyn”) syftar till du ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

2. Definitioner

I denna Policy används följande definitioner.

  • Personer som har registrerat sig i vår rekryterings- och/eller bemanningsverksamhet kallas i denna Policy för ”Kandidater”.
  • Personer som är anställda av Bolaget kallas i denna Policy för ”Anställda”.
  • Personer som är kontrakterade som konsulter genom ramavtal, antingen genom enskild firma eller annat bolag, kallas i denna Policy för ”Konsulter”.
  • De verksamheter som hyr in
  • personal från Bolaget kallas i denna Policy för ”Kunder”.

3. Personuppgiftsansvarig

Bolaget är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs av Bolaget eller för Bolagets räkning. Nedan finner du Bolagets kontaktuppgifter.

Human Capital Group HCG AB, org. nr. 556701-1225

Kungsgatan 5, 6tr, 111 43 Stockholm

Tel. 08-546 99 260

Vid frågor om Bolagets behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@ngsgroup.se.

Vi agerar ofta på uppdrag av ett företag eller organisation som vill hitta en lämplig kandidat för en tjänst. Vänligen notera att vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till sådana företag och organisationer (våra kunder) i samband med en rekryteringsprocess. Bolaget är personuppgiftsansvarigt för den behandling som Bolaget utför i samband med rekryteringsprocessen, och respektive kund är personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter.

4. Hur behandlar vi dina personuppgifter?

4.1 Inledning

Vi är enligt lag skyldiga att informera om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar personuppgifterna, och vilken laglig grund vi har för behandlingen. Vi har i denna punkt 4 sammanfattat detta.

Det kan noteras att behandlingen av de personuppgifter som efterfrågas och samlas in är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra tjänster och genomföra eventuella rekryteringsprocesser. Om vi inte kan behandla personuppgifterna kan vi inte heller behandla din ansökan eller tillhandahålla övriga tjänster.

4.2 Anställda och Konsulter

4.2.1 Kontaktuppgifter m.m. för administration

Följande uppgifter behandlas för att utföra sedvanlig administration av anställningsförhållandet (Anställda) alternativt avtalsförhållandet (Konsulter). Uppgifterna är bl.a. nödvändiga för att vi ska kunna betala ut lön/ersättning till dig och att kommunicera med dig om relevanta uppdrag. Uppgifterna under a) – e) nedan behandlas även för att administrera vårt avtalsförhållande med Kunden (i samband med bemanning av uppdrag).

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Mejladress
  • Telefonnummer
  • Kontouppgifter
  • Uppgift om lön eller ersättning
  • Uppgift om pension (endast Anställda)

Om du är Anställd är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra anställningsavtalet, och för att Bolaget ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare.

Om du är Konsult genom enskild firma, är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras samt med vår Kund.

Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Anställda och Konsulter, betala ut lön och göra pensionsavsättningar (Anställda).

4.2.2 Uppgift om anhörig

Namn och telefonnummer till Anställdas och Konsulters anhöriga behandlas för ändamålet att Bolaget ska kunna komma i kontakt med den anhörige för det fall att den Anställda/Konsulten råkar ut för en olycka, akut sjukdomsfall eller dylikt. Behandlingen av personuppgifter avseende Anställdas/Konsulters anhöriga, vilka endast omfattar namn och kontaktuppgifter, utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, varvid Bolagets intresse är att vid behov kontakta en anhörig om den Anställda/Konsulten drabbas av akut olycksfall eller sjukdom.

4.2.3 Utvärdering av prestation och reklamationer

Bolaget samlar in utvärderingar av Anställda och Konsulter genom enkäter som till största delen består av ja/nej-frågor samt genom telefonintervjuer. Uppgifterna samlas in och behandlas i personalutvecklingssyfte och för att bedöma den Anställdas/Konsultens lämplighet för kommande uppdrag. Vissa uppgifter kan vid behov användas för att ge referenser till andra Kunder.

Vidare kan en reklamation från Kund innehålla uppgifter om en Anställd/Konsult om reklamationen avser den Anställdas/Konsultens prestation/agerande. Bolaget behandlar sådan information i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera reklamationen och för att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

De uppgifter som anges ovan samlas in och behandlas av Bolaget med stöd av en intresseavvägning, där Bolagets intresse är att kunna bedöma de Anställdas/Konsulternas lämplighet för olika uppdrag och att ha en väl fungerande arbetsplats och bemanningsverksamhet. Vad gäller information som samlas in i samband med reklamationer är Bolagets berättigade intresse även att kunna administrera reklamationen i förhållande till Kunden och att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

4.2.4 Upplysningsvis – personuppgifter som vi INTE samlar in

Vi kan komma att begära att du uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kommer dock inte att registrera några uppgifter om brott/misstanke om brott.

4.3  Om du anmäler dig till vår rekryteringsplattform

4.3.1 Personuppgifter, ändamål och laglig grund

Bolaget erbjuder en tjänst där du via vår hemsida kan skicka in ditt CV eller anmäla dig till vår rekryteringsplattform genom att registrera ett konto och ladda upp din CV. I samband med att du gör det samlar vi in följande personuppgifter: Namn, adress, mejladress, telefonnummer (mobil och hemnummer), födelseår, kön och CV.

Vi behandlar personuppgifterna för ändamålet att bedöma huruvida de anställningsmöjligheter som från tid till annan uppstår är relevanta för dig, samt att vi ska kunna kontakta dig för att upplysa dig om relevanta anställningsmöjligheter. Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som du ingår med oss när du anmäler dig till vår rekryteringsplattform.

För det fall att vi kontaktar dig angående en specifik tjänst som du väljer att söka kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med vad som anges under avsnitt 4.4. nedan.

4.3.2 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge du väljer att vara registrerad på vår rekryteringsplattform. Du kan när som helst avsluta ditt konto och vi kommer då att radera kontot och de personuppgifter som finns registrerade i rekryteringsplattformen.

4.4 Om du ansöker om en specifik tjänst via oss

4.4.1 Personuppgifter, ändamål och laglig grund

För att kunna ansöka om en specifik tjänst måste du först registrera ett konto på vår hemsida. I samband med att du gör det samlar vi in följande personuppgifter: Namn, adress, mejladress, telefonnummer (mobil och hemnummer), födelseår, kön och CV.

Utöver ovan angivna personuppgifter kan vi även komma att samla in och behandla personuppgifter i samband med referenstagning, personlighets- och kompetenstester och bakgrundskontroller (se vidare under punkt 4.4.2 – 4.4.4 nedan).

Vi behandlar personuppgifterna för ändamålet att bedöma din ansökan och din lämplighet i förhållande till den sökta tjänsten. Personuppgifterna kan även komma att överföras till den kund som har annonserat ut tjänsten, i syfte att kunden ska kunna använda informationen som beslutsunderlag för kundens rekryteringsbeslut.

Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som du ingår med oss när du söker tjänsten ifråga.

4.4.2 Särskilt om referenstagning

Om du har lämnat referenser kan vi komma att kontakta dina referenser och samla in information om dig från referensen ifråga. Vi registrerar endast information som vi bedömer vara relevant för tjänsten.

4.4.3 Särskilt om personlighets- och kompetenstester

Som en del i rekryteringsprocessen kan vi komma att låta dig genomföra vissa personlighets- och kompetenstester. Testresultatet används för att bedöma din lämplighet för den valda tjänsten och att göra ett urval av finalistkandidater. När testet är genomfört upprättar vi en skriftlig testsammanställning som även delges kunden muntligt.

För det fall att personlighets- och kompetenstester blir aktuella kommer vi att tillhandahålla närmare information om detta. Du kan välja att inte delta i testerna, men vi kan då inte garantera att vi kan fortsätta behandla din ansökan.

4.4.4 Särskilt om bakgrundskontroller

Om du är en av finalistkandidaterna i en rekryteringsprocess som avser en roll i ledningsposition eller motsvarande kan vi komma att utföra en bakgrundkontroll av dig. Vi kommer då endast att behandla sådana personuppgifter och göra sådana kontroller som är relevanta och nödvändiga för att bedöma din lämplighet för den sökta tjänsten. Vilka personuppgifter som behandlas och vilka kontroller som görs beror på vilken roll den sökta tjänsten avser.

För det fall att en bakgrundskontroll blir aktuell kommer vi att kontakta dig innan en sådan görs och tillhandahålla närmare information om detta. Vi kommer inte att genomföra någon bakgrundskontroll om du motsätter dig sådan kontroll, dock kan vi då inte garantera att vi kan fortsätta behandla din ansökan.

4.4.5 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Om du har deltagit i ett rekryteringsförfarande men inte erbjudits den tjänst som du har sökt kommer vi att spara en kopia av de uppgifter som lämnas ut till kunden under tre år efter rekryteringsprocessens avslut. Uppgifterna sparas enbart för ändamålet att Bolaget ska kunna tillvara sina intressen och försvara sig i en eventuell tvist.

Om du har deltagit i ett rekryteringsförfarande och sedermera har anställts hos kunden kommer vi att spara en kopia av de uppgifter som lämnas ut till kunden under fem år efter rekryteringsprocessens avslut. Uppgifterna sparas för ändamålet att tillvarata Bolagets rättigheter och uppfylla Bolagets skyldigheter i förhållande till kunden. Exempelvis behöver vi spara uppgifterna för att kunna bemöta en eventuell reklamation samt för att kunna iaktta vår skyldighet att inte approchera dig med nya erbjudanden under en viss tid efter att du anställts hos kund.

Uppgifterna ovan sparas med stöd av intresseavvägning som laglig grund, där vårt berättigade intresse är att kunna iaktta våra intressen, rättigheter och skyldigheter samt bemöta anspråk från dig och/eller våra kunder.

De uppgifter som sammanställs vid bakgrundskontrollen sparas dock endast i 10 dagar, därefter raderas uppgifterna.

4.5 Bolagets behandling av personuppgifter i samband med ”search”

4.5.1 Personuppgifter, ändamål och laglig grund

Med ”search” avses sökning efter lämpliga kandidater för potentiell rekrytering utan att kandidaten ifråga själv har sökt en viss tjänst eller anmält sig till rekryteringsplattformen.

Denna punkt 3.4 är relevant för dig om du har blivit kontaktad av Bolaget med en förfrågan avseende en anställningsmöjlighet utan att du själv har anmält dig till rekryteringsplattformen eller sökt en viss tjänst. Vid ”search” samlar Bolaget in uppgifter om ditt namn, nuvarande arbetsgivare och anställningsform samt övriga meriter och erfarenheter som är publikt tillgängliga och som bedöms vara relevanta för tjänsten ifråga. Informationen samlas in från publika källor såsom LinkedIn och liknande databaser.

Personuppgifterna behandlas för ändamålet att på uppdrag av kund finna och kontakta lämpliga kandidater för en viss tjänst. Den lagliga grunden är Bolagets berättigade intresse av att kunna hitta och presentera talangfulla kandidater för våra kunder och att erbjuda kandidaten relevanta anställningsmöjligheter.

Bolaget kommer alltid att kontakta dig innan dina personuppgifter presenteras för en kund. Du har då möjlighet att avböja deltagande i rekryteringsprocessen. Om du vill delta i rekryteringsprocessen kommer vi att uppmana dig att komma in med en ansökan via vår hemsida.

4.5.2 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Om du avböjer att delta i rekryteringsprocessen kommer vi att radera dina personuppgifter omedelbart.

Om du ger in en ansökan avseende tjänsten som du kontaktats för kommer dina personuppgifter att behandlas och sparas under den tid som anges i punkt 4.4.5 ovan.

5. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

Om du har sökt en viss tjänst kan vi komma att dela dina personuppgifter med den kund som vi agerar på uppdrag av.

I samband med att vi anlitar vissa leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss kan dessa leverantörer komma att behandla dina personuppgifter för vår räkning. Dessa leverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bolagets räkning, och Bolaget vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med dessa leverantörer. De leverantörer som omfattas är systemleverantörer och leverantörer som tillhandahåller viss programvara och annat material när vi genomför personlighets- och kompetenstester.

För det fall att Bolaget enligt lag eller myndighets föreläggande är skyldigt att lämna ut dina personuppgifter till myndighet kan Bolaget komma att lämna ut dina personuppgifter till sådan myndighet.

För det fall att hela eller delar av Bolagets verksamhet avyttras kan Bolaget komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

6. Var behandlar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

7. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Information om hur länge vi sparar dina personuppgifter finner du under punkt 4.2 – 4.5. Oaktat vad som anges där kan dock Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

7.1 Anställda och Konsulter

Bolaget sparar dina personuppgifter under den tid som det är nödvändigt för att administrera anställningsavtalet eller konsultavtalet med dig och avtalen med de Kunder som har anlitat dig genom oss, eller så länge som uppgifterna i övrigt är nödvändiga för det specifika ändamål för vilka de samlades in.

Om ditt avtal upphör kommer vi att spara kontaktuppgifter, tjänstgöringsintyg och liknande uppgifter för att kunna lämna referenser till dina framtida arbetsgivare/uppdragsgivare och liknande administrativa ändamål. Vi kommer dock inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har lämnat ditt samtycke till det.

Oaktat vad som anges ovan kan Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag inom arbetsrätten eller annan lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

8. Dina rättigheter

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, Avsnitt 3–5.

  • Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.
  • Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.
  • Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.
  • Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.
  • Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter.
  • Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
  • Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (f.d. Datainspektionen).

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på info@humancapital.se.

9. Ändringar i integritetspolicyn

Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras på Bolagets hemsida. Om vi gör en ändring av mer betydande slag kommer vi även att informera dig via den mejladress som du har uppgivit.