Integritetspolicy

Human Capital Group HCG AB

1. Inledning

Human Capital (”Bolaget”) kommer att behandla vissa personuppgifter om dig om du har anmält dig till vår rekryteringsplattform, om du har sökt en viss tjänst som har annonserats via Bolaget eller om du har blivit kontaktad av Bolaget avseende en viss tjänst som vi har uppdraget att hitta lämpliga kandidater för.

Denna integritetspolicy (”Policyn”) syftar till du ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

2. Definitioner

I denna Policy används följande definitioner.

• Personer som har registrerat sig i vår rekryterings- och/eller bemanningsverksamhet kallas i denna Policy för ”Kandidater”.
• Personer som är anställda av Bolaget kallas i denna Policy för ”Anställda”.
• Personer som är kontrakterade som konsulter genom avtal, antingen genom enskild firma eller annat bolag, kallas i denna Policy för ”Konsulter”.
• De verksamheter som anlitar Bolaget kallas i denna Policy för ”Kunder”.

3. Personuppgiftsansvarig

Följande bolag inom Human Capital är personuppgiftsansvariga. Varje bolag inom Human Capital är självständigt personuppgiftsansvarigt för den behandling som sker inom respektive bolags verksamhet. Vilket bolag som ansvarar för dina personuppgifter beror på vilket bolag du har kontakt med i det enskilda fallet.

Human Capital Group HCG AB, org. nr: 556701-1225

Human Capital Source Executive Sweden AB, Org.nr: 556550-5574

Human Capital Qsearch AB, Org.nr: 556694-3501

Human Capital Socionomuthyrning Sverige AB, Org.nr: 556928-1909

Torsgatan 13, 6tr, 111 23 Stockholm

Tel. 08-546 99 260

Vid frågor om Bolagens behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@ngsgroup.se.

Detta är vår officiella DPO‑kontakt och kan användas för samtliga bolag och för alla frågor som rör dataskydd, rättigheter eller behandling av personuppgifter.

4. Hur behandlar vi dina personuppgifter?

4.1 Inledning

Vi är enligt lag skyldiga att informera om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar personuppgifterna, och vilken laglig grund vi har för behandlingen. Vi har i denna punkt 4 sammanfattat detta.

Det kan noteras att behandlingen av de personuppgifter som efterfrågas och samlas in är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra tjänster och genomföra eventuella rekryteringsprocesser. Om vi inte kan behandla personuppgifterna kan vi inte heller behandla din ansökan eller tillhandahålla övriga tjänster.

4.2 Anställda och Konsulter

Bolaget sparar dina personuppgifter under den tid som det är nödvändigt för att administrera anställningsavtalet eller konsultavtalet med dig och avtalen med de Kunder som har anlitat dig genom oss, eller så länge som uppgifterna i övrigt är nödvändiga för det specifika ändamål för vilka de samlades in.

Om ditt avtal upphör kommer vi att spara kontaktuppgifter, tjänstgöringsintyg och liknande uppgifter för att kunna lämna referenser till dina framtida arbetsgivare/uppdragsgivare och liknande administrativa ändamål. Vi kommer dock inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har lämnat ditt samtycke till det.

Oaktat vad som anges ovan kan Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag inom arbetsrätten eller annan lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

4.2.1 Dina uppgifter för administration

Följande uppgifter behandlas för att utföra sedvanlig administration av anställningsförhållandet (Anställda) alternativt avtalsförhållandet (Konsulter). Uppgifterna är bl.a. nödvändiga för att vi ska kunna betala ut lön/ersättning till dig och att kommunicera med dig om relevanta uppdrag. Uppgifterna nedan behandlas även för att administrera vårt avtalsförhållande med Kunden (i samband med bemanning av uppdrag).

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Mejladress
• Telefonnummer
• Kontouppgifter
• Uppgift om lön eller ersättning
• Uppgift om pension (endast Anställda)

Om du är Anställd är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra anställningsavtalet, och för att Bolaget ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare.

Om du är Konsult genom enskild firma, är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras samt med vår Kund.

Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Anställda och Konsulter, betala ut lön och göra pensionsavsättningar (Anställda).

4.2.2 Uppgift om anhörig

Namn och telefonnummer till Anställdas och Konsulters anhöriga behandlas för ändamålet att Bolaget ska kunna komma i kontakt med den anhörige för det fall att den Anställda/Konsulten råkar ut för en olycka, akut sjukdomsfall eller dylikt. Behandlingen av personuppgifter avseende Anställdas/Konsulters anhöriga, vilka endast omfattar namn och kontaktuppgifter, utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, varvid Bolagets intresse är att vid behov kontakta en anhörig om den Anställda/Konsulten drabbas av akut olycksfall eller sjukdom.

4.2.3 Utvärdering av prestation och reklamationer

Bolaget samlar in utvärderingar av Anställda och Konsulter genom enkäter som till största delen består av ja/nej-frågor samt genom telefonintervjuer. Uppgifterna samlas in och behandlas i personalutvecklingssyfte och för att bedöma den Anställdas/Konsultens lämplighet för kommande uppdrag. Vissa uppgifter kan vid behov användas för att ge referenser till andra Kunder.

Vidare kan en reklamation från Kund innehålla uppgifter om en Anställd/Konsult om reklamationen avser den Anställdas/Konsultens prestation/agerande. Bolaget behandlar sådan information i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera reklamationen och för att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

De uppgifter som anges ovan samlas in och behandlas av Bolaget med stöd av en intresseavvägning, där Bolagets intresse är att kunna bedöma de Anställdas/Konsulternas lämplighet för olika uppdrag och att ha en väl fungerande arbetsplats och bemanningsverksamhet. Vad gäller information som samlas in i samband med reklamationer är Bolagets berättigade intresse även att kunna administrera reklamationen i förhållande till Kunden och att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

4.2.4 Upplysningsvis – personuppgifter som vi INTE samlar in

Vi kan komma att begära att du uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kommer dock inte att registrera några uppgifter om brott/misstanke om brott.

4.3  Om du anmäler dig till vår rekryteringsplattform

4.3.1 Personuppgifter, ändamål och laglig grund

Bolaget erbjuder en tjänst där du via vår hemsida kan skicka in ditt CV eller anmäla dig till vår rekryteringsplattform genom att registrera ett konto och ladda upp din CV. I samband med att du gör det samlar vi in följande personuppgifter: Namn, adress, mejladress, telefonnummer och CV.

Vi behandlar personuppgifterna för ändamålet att bedöma huruvida de anställningsmöjligheter som från tid till annan uppstår är relevanta för dig, samt att vi ska kunna kontakta dig för att upplysa dig om relevanta anställningsmöjligheter. Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som du ingår med oss när du anmäler dig till vår rekryteringsplattform.

För det fall att vi kontaktar dig angående en specifik tjänst som du väljer att söka kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med vad som anges under avsnitt 4.4. nedan.

4.3.2 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge du väljer att vara registrerad på vår rekryteringsplattform. Du kan när som helst avsluta ditt konto och vi kommer då att radera kontot och de personuppgifter som finns registrerade i rekryteringsplattformen.

Om du inte har varit aktiv på ditt konto eller deltagit i någon rekryteringsprocess under en sammanhängande period om två (2) år kommer din profil och tillhörande personuppgifter att raderas, såvida du inte dessförinnan meddelar oss att du önskar kvarstå som registrerad.

4.4 Om du ansöker om en specifik tjänst via oss

4.4.1 Personuppgifter, ändamål och laglig grund

För att kunna ansöka om en specifik tjänst måste du först registrera ett konto på vår hemsida. I samband med att du gör det samlar vi in följande personuppgifter: Namn, adress, mejladress, telefonnummer och CV.

Utöver ovan angivna personuppgifter kan vi även komma att samla in och behandla personuppgifter i samband med referenstagning, personlighets- och kompetenstester och bakgrundskontroller (se vidare under punkt 4.4.2 – 4.4.4 nedan).

Vi behandlar personuppgifterna för ändamålet att bedöma din ansökan och din lämplighet i förhållande till den sökta tjänsten. Personuppgifterna kan även komma att överföras till den kund som har annonserat ut tjänsten, i syfte att kunden ska kunna använda informationen som beslutsunderlag för kundens rekryteringsbeslut.

Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som du ingår med oss när du söker tjänsten i fråga.

4.4.2 Särskilt om referenstagning

Om du har lämnat referenser kan vi komma att kontakta dina referenser och samla in information om dig från referensen i fråga. Vi registrerar endast information som vi bedömer vara relevant för tjänsten. Vi kan komma att behandla personuppgifter om referenspersoner som kandidaten lämnar, såsom namn, kontaktuppgifter och yttranden. Ändamålet med behandlingen är att kunna bedöma lämplighet för aktuell tjänst.

Uppgifter om referenspersoner sparas under samma tidsperiod som din kandidatprofil, i enlighet med avsnitt 4.3.2 ovan, om inte en längre lagringstid krävs eller är tillåten enligt lag.

4.4.3 Särskilt om personlighets- och kompetenstester

Bolaget använder inte automatiserat beslutsfattande i rekryteringsprocessen. Inga beslut fattas enbart genom automatiserad behandling eller profilering.

4.4.4 Särskilt om bakgrundskontroller

För det fall att en bakgrundskontroll blir aktuell kommer vi att kontakta dig innan en sådan görs och tillhandahålla närmare information om detta.

5. Samtycke

I vissa situationer behandlar Bolaget personuppgifter baserat på ditt samtycke. Detta gäller framför allt:

• användning av cookies och liknande tekniker för analys och marknadsföring, där behandling endast sker efter att du har lämnat ditt samtycke
• lagring av kandidatprofil eller CV för framtida rekryteringar när ingen annan laglig grund är tillämplig
• frivilliga tester eller utvärderingar som inte är nödvändiga för en specifik rekryteringsprocess

När samtycke används kommer detta alltid att framgå tydligt och du ges möjlighet att aktivt lämna ditt samtycke innan behandlingen påbörjas. Samtycke kan lämnas digitalt, muntligt eller skriftligt.

Återkallelse av samtycke

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på dpo@ngsgroup.se eller via de instruktioner som anges där samtycket inhämtades.

Återkallelse påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har skett. Om annan laglig grund gäller fortsätter behandlingen i den utsträckning det är nödvändigt.

6. Var behandlar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

7. Marknadsföring

7.1 Vilka personuppgifter behandlar vi och vad använder vi dem till?

Marknadsföring via e-post och telefon baseras på en intresseavvägning, medan användning av cookies och liknande tekniker för marknadsföring baseras på ditt samtycke. Om du lämnar kontaktuppgifter, dvs. namn, telefonnummer och e-postadress, via formulär eller samtycker till cookies för marknadsföring på Bolagets hemsida, kommer Bolaget att använda dessa i syfte att kontakta dig med inspiration, erbjudanden och för att bjuda in till seminarium och liknande event.
Bolagets kommunikation utförs utifrån en intressebedömning, där Bolagets berättigade intresse är att kunna marknadsföra och informera om sina tjänster, produkter och verksamhet.

Du kan läsa mer om hur vi använder cookies här: https://humancapital.se/om-cookies/

7.2 Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Bolaget behandlar personuppgifter för marknadsföringssyfte så länge du inte avregistrerar dig från framtida kommunikation. Du kan närsomhelst avregistrera dig från framtida kommunikation genom att använda avregistreringslänken i Bolagets kommunikation.

7.3 Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

• IT- och systemleverantörer (t.ex. rekryteringssystem och molntjänster)
• Leverantörer av lön- och ekonomisystem
• Samarbetspartners i rekryteringsprocesser
• Leverantörer av marknadsföringstjänster (t.ex. reklambyråer och eventleverantörer)
• Vår samarbetspartner inom event (IVAR Stockholm, Tändstickspalatset)

Dessa parter behandlar i förekommande fall personuppgifter för vår räkning som personuppgiftsbiträden och enligt våra instruktioner. Vi säkerställer genom avtal att personuppgifter hanteras på ett säkert och lagenligt sätt.

Om personuppgifter samlas in eller används för marknadsförings- eller direktmarknadsföringssyften följer Bolaget gällande lagstiftning och vad som anses vara god sed. Personuppgifter får användas för marknadsföring av Bolagets egna tjänster eller annans tjänst som har ett nära samband med avtalsförhållandet. God sed är i detta fall SWEDMA:s regler som har utarbetats tillsammans med Integritetsskyddmyndigheten.

8. Dina rättigheter

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen.

• Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.
• Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.
• Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.
• Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för. Observera att rätten till radering inte är absolut. I vissa fall kan Bolaget vara skyldigt att behålla vissa personuppgifter även efter en begäran om radering, till exempel när uppgifterna behövs för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt lag (såsom bokförings- eller arbetsrättsliga krav) eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
• Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter.
• Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
• Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (f.d. Datainspektionen).

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på dpo@ngsgroup.se.

Bolaget kommer att besvara din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en (1) månad från det att begäran mottogs. Vid behov kan denna period förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av begärans komplexitet och antal. I sådant fall kommer du att informeras om förseningen och skälen till denna.

9. Säkerhet och skydd av personuppgifter

Bolaget vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, missbruk och otillåten spridning. Åtgärderna är anpassade efter den typ av uppgifter som behandlas och den risk som behandlingen innebär.

Tekniska säkerhetsåtgärder inkluderar bland annat:

• Kryptering av data vid överföring och lagring där det är relevant.
• Styrd åtkomst baserad på behörighet (”need to‑know‑principen”).
• Säker autentisering, såsom tvåfaktorsinloggning i våra system.
• Loggning och spårbarhet av åtkomst till personuppgifter.
• Brandväggar och säkerhetsövervakning för att upptäcka och förhindra intrångsförsök.
• Regelbundna säkerhetsuppdateringar och patchning av system och servrar.

Organisatoriska säkerhetsåtgärder inkluderar bland annat:

• Tydliga instruktioner och interna rutiner för hur personuppgifter får hanteras.
• Begränsad fysisk åtkomst till lokaler och utrustning.
• Personuppgiftsbiträdesavtal med alla relevanta leverantörer.

10. Ändringar i integritetspolicyn

Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras på Bolagets hemsida. Om vi gör en ändring av mer betydande slag kommer vi även att informera dig via den mejladress som du har uppgivit.